Apoio à gestão operacional, organização de eventos, interação com stakeholders e execução de tarefas administrativas relacionadas com a representação da maior instituição de Investigação e Inovação (I&I) em Portugal.
Descrição da Oportunidade
Apoio Administrativo: -Gerir a agenda e compromissos do Responsável do INESCTEC.OCEAN; -Assegurar uma comunicação clara e eficaz com os serviços do INESC TEC; -Monitorizar e manter registos precisos dos fluxos operacionais, financeiros e administrativos. Coordenação de Eventos: -Organizar reuniões, workshops e eventos; -Coordenar a logística, o contacto com participantes e os relatórios pós-evento, utilizando plataformas virtuais quando necessário. Relações Externas: -Estabelecer contacto com policy-makers, investigadores e serviços administrativos, facilitando uma colaboração eficiente; -Representar o INESCTEC.OCEAN profissionalmente em interações presenciais e virtuais, atuando como ponto de contacto para necessidades operacionais diárias Gestão Financeira e Administrativa: -Colaborar com os diferentes serviços do INESCTEC para processar orçamentos, despesas e relatórios de financiamento; -Garantir o cumprimento dos procedimentos administrativos internos e externos, resolvendo proativamente discrepâncias. Eficiência Operacional: -Identificar e implementar melhorias nos processos administrativos e operacionais; -Antecipar as necessidades da equipa e resolver autonomamente desafios inesperados.
Habilitações Académicas
Licenciatura em Gestão, Administração ou área relacionada (preferencial); Experiência profissional equivalente também será considerada; Experiência em analise de políticas e normativas europeias (obrigatório); Experiência em projetos europeus (preferencial).
Requisitos Mínimos
Mínimo de 3 anos de experiência comprovada em funções de apoio executivo ou administrativo, de preferência em contexto Europeu.Experiência em planeamento de eventos ou coordenação de projetos será diferenciador.
Fatores de Preferência
Organização e Detalhe: Experiência comprovada na gestão de fluxos administrativos complexos com elevada atenção ao detalhe; Comunicação: Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita, com experiência em interações profissionais internacionais; Adaptabilidade: Capacidade demonstrada de gerir múltiplas prioridades e aprender novos processos num ambiente dinâmico; Proficiência Digital: Domínio do Microsoft Office Suite e experiência com ferramentas de colaboração digital; Línguas: Fluência em inglês (obrigatório); Conhecimento de português e espanhol é valorizado.
Período de candidatura
Desde 27 Feb 2025 a 12 Mar 2025